Cách Lập Bảng Chấm Công Trên Excel

Bảng chấm công trên Excel là một trong những từ khóa được search nhiều nhất trên google và được các bạn quan tâm rất nhiều về chủ đề bảng chấm công trên Excel. Trong bài viết này, quartetpress.com sẽ Hướng dẫn lập bảng chấm công trên Excel vô cùng đơn giản


Trước khi lập 1 file excel, bạn nên tưởng tượng, ảnh dung ra trước nhìn thấy file đó gồm những gì, bao nhiêu sheet, nội dung ntn, phương pháp hoạt động ra sao…? Khi trả lời được các câu hỏi thì bạn càng biết rõ cách sử dụng trên excel để hiệu quả giống như ý mong muốn.Tôi sẽ tut phương pháp lập 1 mô hình bảng chấm công ví dụ như sau:
Gồm 13 sheet, mỗi sheet là 1 tháng và 1 sheet sử dụng danh sách nhân viênTrung bình mỗi tháng là 20 nhân viênKý hiệu chấm công có thể cải thiện được tùy người sử dụng (mỗi người có thể chấm 1 kiểu ký hiệu, nhưng sẽ đồng nhất trong 12 tháng)Trong mỗi bảng chấm công có ghi rõ ngày, thứ trong tháng. Vào thứ 7 và chủ nhật thì tự đổi màu không giống đối với ngày thường.Hàng ngày sẽ chấm công vào các ngày trong tháng. Cuối tháng sẽ tự tính số tổng số công trong tháng.Tên nhân sự trong bảng chấm công sẽ lấy từ mục lục nhân viênđủ nội lực liên kết giữa các tháng với nhau để easy thao tác.

Bạn đang xem: Cách lập bảng chấm công trên excel

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CHI TIẾT

BỐ CỤC CÁC SHEET


Về mô hình là 13 sheet, nhưng khi khởi đầu sử dụng ta chỉ cần 2 sheet:+ 1 sheet là danh sách nhân viên (DSNV)

+ 1 sheet là Tháng 1 (làm hoàn chỉnh cho 1 tháng, các tháng sau đủ sức sao chép sheet này rồi đổi tên)

SHEET danh mục NHÂN VIÊN:

content chủ yếu trong sheet này là Tên và Mã nhân sự. Cần tạo mã nhân viên vì đủ nội lực có trường hợp trùng tên. Khi quản lý theo mã sẽ tránh trường hợp bị trùng lặp.

bên cạnh đó còn có các content khác liên quan tới nhân viên, như: ngày sinh, quê quán, số comment, ngày vào làm…Bạn đủ nội lực tạo như sau:


*


*

Sheet mục lục nhân sự hầu hết là nhập bằng tay nên k có gì phức tạp.Lưu ý: bạn chừa ra khoảng 2-3 định dạng trên cùng để tạo link tới các sheet khác. Bên trái cách ra 1 cột để dự phòng nếu cần bổ sung gì thêm.

SHEET THÁNG 1

trước nhất bạn tạo khung cho bảng chấm công, gồm các nội dung: tiêu đề – bảng chấm công, tháng, bộ phận chấm công, định mức ngày công trong tháng, các cột gồm: mã nhân sự, tên nhân viên, ngày trong tháng (31 cột tương ứng với 31 ngày – số ngày to nhất của 1 tháng), 4-5 cột tính quy ra công, 1 cột để ghi chú


*

*

Tiếp sau đó bạn co độ rộng của các cột sao cho gọn và easy Quan sát. Các cột ngày trong tháng đủ sức co lại nhỏ vừa quá đủ để chấm công thôi. Cột quy ra công cũng không cần rộng lắm. Chủ yếu cột tên và mã nhân sự hiển thị quá đủ là được.

cách co độ rộng: bạn bôi đen các cột ngày trong tháng, quy ra công (trong gợi ý là bôi đen từ cột E đến cột AM), sau đó co độ rộng ở cột E khoảng 30 pixels (hoặc bôi đen từ cột E đến cột AM, sau đó click lựa chọn command Column Width, chọn 3,13 tương ứng 30 pixels)


*

Vậy là bạn đang sử dụng xong phần khung của Bảng chấm công. tiếp theo ta sẽ thực hiện thao tác chọn ngày tháng của bảng chấm công.

TẠO NGÀY THÁNG TRONG BẢNG CHẤM CÔNG

– trước nhất ta dựng lại năm dùng. Tại ô D1 nhập giá trị của năm. gợi ý năm 2014

– Tại ô B4 (xác định tháng chấm công), ta nhập hàm dựng lại ngày: =date($D$1;1;1)lưu ý dấu ngăn phương pháp các yếu tố trong hàm đủ sức là dấu ; hoặc dấu , tùy xây dựng của máy tính. Ở máy tính của tôi sử dụng dấu ;nội dung hàm date: định hình giá trị của ngày tháng theo giá trị dựng lại trong hàm. giá trị theo thứ tự là Năm, tháng, ngày. Ở hàm trên là Năm = giá trị tại ô D1, Tháng = 1, Ngày = 1


– Sau khi nhập hàm xong, tại ô B4, chọn format cell / custom / nhập trị giá <“tháng “mm” năm “yyyy> vào ô Type bên phải, xong rồi ấn ok (dấu nháy kép + tháng + dấu phương pháp + dấu nháy kép + mm + dấu nháy kép + năm + dấu mẹo + dấu nháy kép + yyyy)


Bằng việc thấu hiểu rằng hầu hết nhân viên văn phòng thường mất nhiều thời gian tra cứu mẹo dùng các hàm, các tính năng trong Excel, gặp khó khăn trong lồng ghép hàm, giải quyết dữ liệu, công việc bận rộn không có thời gian học. Nên Học Excel Trực tuyến đã design ra chương trình Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm. Đây là chương trình học online, học viên đủ sức chủ động học mọi lúc mọi nơi, bàn bạc trực tiếp với giáo viên tại bài giảng trong suốt quá trình học.

Với khoá học này học viên sẽ nắm được: :

Trọn bộ tool định hình báo cáo chuyên nghiệp: Format, Cell, Number, style,…không mất thời gian cả ngày ngồi sửa báo cáoall skill lọc dữ liệu, lọc dữ liệu nâng cao trong Excel giúp sức cho mục đích trích xuất dữ liệuData Validation kiểm soát dữ liệu khi nhập vào một vùng trong bảng tínhTẤT TẦN TẬT hơn 100 hàm phổ biến, bí quyết mảng trong Excel, học tới đâu nhớ tới đóBộ 36 PHÍM TẮT giúp thao tác mau gấp đôiBÁO CÁO SIÊU TỐC trong 1 phút với Pivot TableHỏi đáp trực tiếp tại bài giảng với giáo viên trong suốt công cuộc họcCHUYÊN NGHIỆP trong báo cáo bằng Biểu đồ, đồ thị,….142+ bài giảng, 13+ giờ học, 200+ gợi ý thực tế cùng chuyên gia100+ kỹ năng, thủ thuật Excel thông dụng với các hàm: SUMIF, HLOOKUP, VLOOKUP, DATEDIF…

*


xem thêm: định hướng ngày tháng trong Excel


– Bạn có thể marge cell từ ô B4 đến D4 để cho hiển thị đủ content cho dễ Nhìn.

Xem thêm: Phim Truyện Hợp Đồng Hôn Nhân, Phim Truyện: Hợp Đồng Hôn Nhân

– Tại ô ngày 1 ( ô E9), bạn nhập =b4 để dựng lại ngày đầu tiên trong tháng.

– Tại ô F9, bạn nhập =e9+1 (ngày tiếp theo trong tháng)

– copy cách thức tại ô F9 sang các ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (ô AI9) bằng cách sau:

mẹo 1: Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9, click Ctrl + Rhướng dẫn 2: click chuột vào ô F9, giữ chuột tại vị trí dấu chấm đen trong ô để con trỏ chuột trở thành dấu +, kéo chuột tới ô AI9 rồi thả ra

– Bôi đen từ ô E9 đến ô AI9, lựa chọn Format cells / custom / mục Type bạn gõ chữ dd rồi bấm ok (chỉ hiện thị số ngày)nội dung trong ô E9 đến ô AI9 sẽ hiển thị ra ngày giống như trong bảng trên.


– Tại ô E10 nhập hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. Hai”;”T. Ba”;”T. Tư”;”T. Năm”;”T. Sáu”;”T. Bảy”)


content hàm:

Weekday(e9) : là lấy trị giá ngày trong tuần của ô E9. Nếu content trong hàm weekday k có đặt quy định về thứ tự ngày trong tuần thì sẽ tự trả về theo thứ tự Chủ nhật, thứ hai, thứ 3… thứ 7 (Bắt đầu là chủ nhật, kết thúc là thứ 7), và trả về trị giá số từ 1 đến 8Choose: là hàm lựa chọn trị giá trả về. giá trị trước nhất trong hàm là giá trị được lựa chọn để làm căn cứ xác định. Các giá trị kế tiếp là nội dung được trả về tương ứng theo trị giá trước tiên.

– sao chép bí quyết tại ô E10 sang các ô tiếp theo bên phải, cho tới ô AI10 (ngày thứ 31)


tuy nhiên không hề tháng nào cũng có 31 ngày, nên để tránh việc hiển thị các ngày của tháng khác vào tháng này, ta thực hiện các thao tác sau:+ diễn ra từ ngày thứ 29 (ô AG9), ta điều chỉnh về hàm như sau: =IF(DAY(AF9+1)=DAY(E9);””;AF9+1)content hàm: Nếu giá trị ngày của ô AF9 +1 bằng trị giá ngày của ô E9 sẽ trả về giá trị là rỗng, nếu không bằng thì sẽ trả về giá trị ô AF9 + 1 (Nghĩa là nếu tháng 2 có 28 ngày, thì ngày thứ 29 sẽ là ngày 01/03, vậy giá trị ngày là 1, bằng với giá trị ngày của ô E9, nếu đúng giống như thế thì sẽ là rỗng, k hiển thị ngày 01/03. Còn nếu tháng 2 đó có 29 ngày thì sẽ hiện ngày 29)

+ Tại ô AH9, ta dùng hàm sau: =IF(AG9=””;””;if(DAY(AG9+1)=DAY(E9);””;AG9+1))content hàm:

IF thứ 1: Nếu tại ô AG9 là trị giá rỗng, thì ô AH9 cũng sẽ có giá trị rỗng (tức là vào trường hợp tháng 2 có 28 ngày thì sẽ k có ngày thứ 30)IF thứ 2: tương tự với hàm if tại ô AG9, tức là trường hợp tháng 2 có 29 ngày, thì sẽ k hiển thị ngày 30.

+ Tại ô AI9, ta sử dụng hàm sau: =IF(AH9=””;””;if(DAY(AH9+1)=DAY(E9);””;AH9+1))

nội dung hàm:

IF thứ 1: Nếu AH9 là giá trị rỗng, thì AI9 cũng sẽ có giá trị rỗng (tức là trường hợp không có ngày thứ 30 thì cũng k có ngày thứ 31)IF thứ 2: trường hợp tháng chỉ có 30 ngày thì sẽ k có ngày thứ 31

+ Khi các ô AG9, AH9, AI9 là rỗng thì hàm choose ở các ô AG10, AH10, AI10 sẽ phát sinh lỗi. Nhưng không ảnh hưởng gì đến bảng tính nên không cần sợ về việc này.

giống như vậy ta vừa mới thực hiện được phần các ngày trong tháng, và các thứ trong tuần.

kế tiếp là việc auto đổi màu cho các ngày thứ 7, chủ nhật cho không giống với ngày thường

+ Bôi đen nội dung trong bảng (Từ E9 đến AI30 – tức là tất cả các nội dung về ngày trong tháng lẫn phần chấm công của các nhân viên), chọn chức năng Conditional Formatting (định dạng theo điều kiện), trong mục Condittional Formatting, chọn New Rule.